Korporatiewe beheer – Direksie vergaderings

Resigning rather than facing the music
August 29, 2019
Emotional Intelligence in the Workplace
August 29, 2019

Korporatiewe beheer – Direksie vergaderings



Die Maatskappywet 71 van 2008 (“die Wet”) spesifiseer dat ‘n maatskappy en maatskappy aangeleenthede bestuur moet word onder die beheer van ‘n raad van direkteure, wie die bevoegdhede moet hê om al die magte en funksies binne die maatskappy struktuur te kan uitoefen. Die algemene magte van die raad van direkteure word gereguleer deur die Wet en mag ook beperk word in terme van die maatskappy se Memorandum van Inkorporasie (“MOI”).

Daar word van die direkteure van ‘n maatskappy vereis om hul magte op so manier uit te oefen om uitvoering te gee aan effektiewe bestuur van die maatskappy deur middel van besluite en resolusies wat goedgekeur moet word by direksie vergaderings.

Die vergaderings moet behoorlik belê word deur ‘n kennisgewing van die vergadering vir elke lid van die direksie te gee en daar moet ‘n gepaste quorum teenwoordig wees voor enige vergadering voort kan gaan en daar op enige aangeleentheid besluit mag word.

‘n Direksie vergadering mag enige tyd byeengeroep word deur ‘n direkteur wie deur die raad van direkteure gemagtig is om so te doen. Onderhewig aan die maatskappy se MOI, wat ‘n groter of laer persentasie kan voorskryf, moet ‘n direksie vergadering byeengeroep word as minstens 25% van die direkteure dit vereis (in die geval waar die maatskappy 12 of meer direkteure het), of deur minstens 2 direkteure waar die maatskappy uit minder as 12 direkteure bestaan.

Die Wet vereis dat die vorm van die kennisgewing van vergadering wat aan die direkteure gegee word deur die raad van direkteure bepaal moet word. Verder bepaal die Wet as volg:

  1. Kennisgewing van vergadering moet gegee word aan al die direkteure van die maatskappy; en
  2. Die vorm en kennisgewing periode van die vergadering, soos bepaal deur die raad van direkteure, moet ooreenstem met die vereistes en voorwaardes soos uiteengesit in die MOI van die maatskappy asook die reëls van die maatskappy wat direksie vergaderings reguleer; en
  3. As al die direkteure van die maatskappy ontvangs erken van die kennisgewing, teenwoordig is by die vergadering of die kennisgewingperiode van die vergadering van afstand gedoen het, mag die vergadering voortgaan al het die maatskappy nie daarin geslaag om kennisgewing van die vergadering te verskaf nie, of as die kennisgewing van die vergadering foutiewelik plaasgevind het (behalwe as die MOI anders vereis); en
  4. Waar geen spesifieke tydstip voorgeskryf word in die MOI vir kennisgewing van ‘n direksievergadering nie, moet ‘n redelike regverdige periode gegee word aan elke direkteur; en
  5. Die standaard quorum vir ‘n direksie vergadering is die meerderheid van die direkteure, behalwe waar die MOI anders bepaal.
As ‘n direkteur ‘n persoonlike finansiële belang in ‘n aangeleentheid het waaroor daar by ‘n direksie vergadering beslis moet word (byvoorbeeld: ‘n direkte belang van ‘n finansiële of ekonomiese aard, of ‘n belang waaraan ‘n geldelike waarde gevoeg kan word), sit artikel 75(5) van die Wet die stappe uiteen wat ‘n direkteur in so ‘n geval moet volg, naamlik;

  1. Die direkteur moet die belang en die aard van die belang openbaar aan die direksie voordat die saak oorweeg word by die direksie vergadering;
  2. Die direkteur moet enige materiële inligting wat relevant is tot die aangeleentheid openbaar aan die direksie;
  3. Die direkteur moet enige waarnemings of insigte relevant tot die aangeleentheid openbaar aan die direksie indien hy of sy so versoek sou word deur lede van die direksie;
  4. Die direkteur moet dadelik die vergadering verlaat na afloop van sy openbaarmaking;
  5. Die direkteur mag nie deelneem by die besluitneming en bespreking rakende die betrokke aangeleentheid nie;
  6. Die direkteur mag nie enige dokument bekragtig of onderteken namens die maatskappy met betrekking tot die spesifieke aangeleentheid nie, behalwe wanneer die direkteur daartoe magtig gemaak is deur die direksie.
Waar ‘n direkteur afwesig is van die vergadering as gevolg van die bogenoemde prosesse, word hy of sy as teenwoordig geag ter bepaling van die nodige quorum, maar sal nie as teenwoordig geag word rakende die goedkeuring van ‘n besluit nie.

Elke direkteur het een stem in verband met ‘n betrokke aangeleentheid, en die meerderheid stemme wat uitgeoefen word ten opsigte van ‘n resolusie is voldoende om dit te laat slaag, behalwe waar die MOI van die maatskappy anders bepaal. In die geval waar daar gelyke stemme is, sal die Voorsitter van die direksie ‘n beslissende stem uitoefen slegs waar hy of sy nie oorspronklik gestem het nie, maar in enige ander geval sal die betrokke resolusie nie slaag nie.

‘n Maatskappy moet ‘n rekord hou van al sy direksie vergaderings se notules om sodoende te kan verifieer wat besluit is by watter vergadering. Die notules moet elke resolusie bevat wat by die betrokke vergaderings geneem is en geslaag het asook enige verklarings wat gemaak is in verband met persoonlike finansiële belang, indien dit toepaslik is.

Behalwe waar die Wet of die MOI anders bepaal, mag direksie vergaderings deur middel van elektroniese kommunikasie plaasvind, gegewe dat elektroniese kommunikasie toelaat dat alle individue wat moet deelneem aan die direksie vergadering ‘n redelike kans gegun word om deel te neem aan die vergadering en redelik kan kommunikeer met ander betrokke partye sonder ‘n tussenganger.

Die Wet bepaal ook dat enige besluit wat op gestem kan word by die formele direksie vergadering, ook geneem kan word deur middel van ‘n resolusie deur die meerderheid van die direkteure waar toestemming gegee kan word in persoon of deur middel van elektroniese kommunikasie. Besluite kan net goedgekeur word en slaag by hierdie wyse as die direkteur kennisgewing ontvang het van die aangeleentheid. Hierdie geskrewe resolusies sal dieselfde effek hê as ‘n besluit wat by ‘n formele vergadering goedgekeur is.

Hierdie artikel is ‘n algemene inligtingstuk en moet nie gebruik word of op staatgemaak word as regs- of ander professionele advies nie. Geen aanspreeklikheid kan aanvaar word vir enige foute of weglatings of vir enige verlies of skade voortspruitend uit vertroue geplaas op inligting hierin vervat nie. Behoudens foute en weglatings (BFW).